سيستم هاي مديريت نيكوكاري به منظور تسهيل فرآيندهاي درون موسسه اي بوجود آمده اند و به كمك آنها ميتوان تمام رويه هاي موجود در يك موسسه نيكوكاري را به شكلي دقيق و درست انجام داد و در نتيجه در هزبنه هاي مالي و زماني يك موسسه نيكوكاري نهايت صرفه جويي را انجام داد.
پس ميتوان گفت سيستم هاي مديريت نيكوكاري به منظور افزايش بهره وري و كارايي موسسات نيكوكاري و سازمان هاي مردم نهاد ايجاد شده است و نتيجه استفاده از اين سيستم ها توسط موسسات نيكوكاري، قطعا افزايش درآمد و كاهش هزينه هاست.
ويژگي هاي يك سيستم مديريت نيكوكاري چيست؟
اين سيستم ها بايد در يك كلام "كار موسسه شما را راحت كنند". به اين معنا كه موسسه نيكوكاري شما نبايد در استفاده از نرم افزار دچار سختي شود و اين مهمترين معيار سنجش يك سيستم مديريت نيكوكاريست.
اما اين سيستم ها بايد داراي ويژگي هاي منحصر به فردي نيز باشند، كه در ادامه به انها اشاره مينماييم:
- توانايي بالا در مديريت نيكوكاران: پايه عملكردي يك موسسه خيريه بر اساس نيكوكاران آن موسسه است. اين بدان معناست كه تمام فرآيند هاي يك موسسه نيكوكاري وابسته به نيكوكار است. پس بسيار مهم است كه نرم‌افزاري كه با عنوان سيستم مديريت نيكوكاري موسسه خود انتخاب ميكنيم، بتواند پاسخگوي تمام نياز هاي يك موسسه در مديريت نيكوكاران را باشد. اما از چه معيار هايي در سنجش اين توانايي استفاده نماييم:
1.قابليت دريافت اطلاعات كامل نيكوكاران شامل: نام، نام خانوادگي، شماره همراه، آدرس طبقه بندي شده و... را داشته باشد.
2.اين امكان را به موسسه بدهد تا بتوان از مهارت هاي يك نيكوكار نيز بهره برد. زيرا تمام آنچه يك نيكوكار در حق يك موسسه ميتواند انجام دهد به شكل مالي نيست و ميتواند در زمينه هايي كه درآن تخصص دارد نيز به موسسه كمك كند.
3.امكان گزارشگيري دقيق و درست از نيكوكاران بر اساس نام، شناسه، جنسيت، زمينه تخصصي و...
4.وجود يك امكان براي نيكوكاران، تا بتوانند از سيستم استفاده كنند و سوابق كمك هاي خود را ببينند.
- امكان مديريت مددجويان: تمام خدمات يك موسسه نيكوكاري به مددجويان آن موسسه تخصيص ميابد و طبيعي است ثبت دقيق و درست خدمات ارائه شده مهمترين ركني است كه يك نرم افزار مديريت نيكوكاري بايد از پس آن بربيايد. اما چگونه ميتوان اين امكان نرم افزار هاي نيكوكاري را سنجيد؟ ميتوان از اين معيارها استفاده نمود:
1.امكان ثبت تمام جزئيات مددجويان از قبيل اطلاعات شناسنامه اي، اطلاعات محل سكونت و اطلاعات حسابهاي بانكي به منظور ارائه هرچه بهتر خدمات
2.امكان ثبت مددجويان به شكل خانوادگي
3.امكان تعريف محدوديت در ارائه خدمات براي مددجوبان به شكل خانوادگي و فردي
4.امكان درج خدمات خاص، مانند دانشجويي، دانش آموزي، اعطاي وام و تسهيلات به مددجويان
5.امكان دريافت گزارش از مددجويان و خدمات ارائه شده به آنها
- امكان مديريت صندوق هاي صدقات:بخش صندوق صدقات موسسات نيكوكاري بخش كم هزينه و پر درآمدي براي موسسات نيكوكاري ميباشد كه مديريت آن با استفاده از نرم افزار مديريت نيكوكاري كمك شاياني در به صفر رساندن خطاهاي انساني ايفا مينمايد. اما اين سيستم مديريت نيكوكاري در بخش صندوق صدقات بايد چه ويژگي هايي را داشته باشد؟
1.امكان تعريف صندوق هاي صدقات در انواع مورد نظر و با تعداد مشخص و با قابليت سريال دهي سيستمي با استفاده از استاندارد هاي موسسه
2.امكان تخصيص صندوق هاي ايجاد شده بهنيكوكارانثبت شده در سيستم و اطلاع رساني عمليات تخصيص به نيكوكار
3.امكان ثبت ماموريت هاي تكي در عناوين متفاوت از قبيل نصب، تخليه و بازديد
4. امكان پيگيري نتايج ماموريت هاي صندوق صدقات
5.امكان صدور خودكار ماموريت ها بر اساس تاريخ نصب و دوره تخليه و همچنين بر اساس آدرس هاي طبقه بندي شده
جمع بندي
اگر بخواهيم از تمام آنچه در باالا بيان نموديم خلاصه اي بيان كنيم بي شك بايد بگوييم سيستم مديريت نيكوكاري بايد سرعت انجام فرآيند هاي خيريه شما را بهبود ببخشيد و لازمه يافتن اين سيستم مديريت نيكوكاري تحقيق و يافتن بهترين گزينه است.